DANFE: TUDO QUE VOCÊ PRECISA SABER

Danfe: o que é?

O Danfe é uma forma simplificada da nota fiscal eletrônica — bem por isso, sua sigla significa “documento auxiliar da nota fiscal eletrônica”. Essa versão impressade NF é sempre encaminhada ao destinatário juntamente à mercadoria.

Nesse documento encontramos a chave que permite acesso à consulta da NF-e, junto ao código de barras que simplifica o processo de confirmação das informações realizado pelas unidades fiscais. É muito importante lembrar que o Danfe não substitui a nota fiscal eletrônica — afinal, ela é apenas uma versão desta.
O Danfe fornece em sua estrutura os dados do emissor, do destinatário e outras informações pertinentes à carga, o que agiliza todo o processo de verificação das mercadorias. Além disso, esse documento permite que o distribuidor colha a assinatura de quem recebeu a mercadoria, tendo assim a confirmação da entrega de forma garantida.
É fundamental garantir que todas as informações contidas no Danfe sejam compatíveis com as que estão presentes na nota fiscal eletrônica, pois isso pode acarretar problemas de fiscalização para os emissores.

Como emitir o Danfe?

Em primeiro lugar, devemos entender que é fundamental garantir a exatidão das informações nos dois documentos — tanto na NF quanto no Danfe. Para isso, recomendamos o uso do mesmo sistema para realizar a emissão.
Após executar o preenchimento dos dados pertinentes à nota fiscal eletrônica, você deverá encaminhá-la para o site da SEFAZ, a fim de validar suas informações. Com todas as indicações aprovadas, a NF-e é imediatamente liberada para a emissão.
O próximo passo é a impressão do Danfe. Com todas as informações inseridas corretamente na nota fiscal eletrônica e sua aprovação frente à SEFAZ, temos aqui a etapa mais simples. Afinal, agora basta solicitar a versão Danfe ao sistema e encaminhar para impressão.

Mas… O que acontece caso a SEFAZ rejeite a NF-e?

Em alguns casos, quando detectadas divergências nas informações da nota fiscal eletrônica, a SEFAZ pode recusar a emissão desta. Caso isso ocorra, não se desespere!
Todas as diferenças encontradas serão indicadas para que o emissor possa corrigi-las e encaminhar o documento mais uma vez, agora em sua versão correta. Alguns dos principais motivos que levam à rejeição em emitir uma nota fiscal eletrônica são:

• Dados do destinatário incorretos;
• Dados do emitente inválidos;
• Informações referentes a valores;
• Duplicidades em notas com diferentes chaves de acesso.

Sabe uma forma de evitar a maioria destes erros? Nós vamos te contar!

Como um sistema ERP pode te ajudar?

Vamos recapitular: já sabemos a importância do Danfe, como emiti-la e quais erros podem acontecer durante sua emissão. Agora é hora de entender como é possível evitar essas falhas.
A melhor maneira para simplificar o processo de emissão do Danfe é recorrer a um bom sistema de gestão empresarial — um ERP. Sabe por quê?
Um dos principais motivos é que, ao utilizar o mesmo programa que emite nota fiscal para gerar o documento auxiliar, as chances de divergência são basicamente nulas. E, como vimos anteriormente, qualquer erro no preenchimento pode ocasionar a rejeição pela Secretaria da Fazenda.
Por isso, é importante optar por um sistema que garanta a execução das duas tarefas — tanto a emissão da NF-e quanto a impressão do Danfe.
A nota é gerada em arquivo XML pelo sistema ERP e, logo em seguida, já disponibiliza o Danfe em pdf para realizar a impressão. Nesse pequeno espaço entre emissão e impressão, as informações já foram encaminhadas à SEFAZ para que sejam validadas.
Dessa forma, todo o processo de emitir nota, validar o documento e imprimir o Danfe passa a acontecer de forma automatizada, rápida e simples.