Empresas são obrigadas a emitir um documento fiscal?

Empresas são obrigadas a emitir um documento fiscal. Segundo o vice-presidente administrativo da Associação das Empresas de Serviços Contábeis do Estado de São Paulo (Aescon-SP), Wilson Gimenez Júnior, a legislação prevê que para cada produto ou serviço prestado um documento fiscal deve ser emitido. “Esse documento fiscal é o que vai revestir a operação realizada, de modo que sobre essa Nota Fiscal serão aplicados os tributos pertinentes. A Nota Fiscal documenta essa operação e informa ao fisco o que foi feito”.

Segundo Júnior, existem segmentos na área de serviços que são dispensados da emissão de notas por algumas prefeituras como, por exemplo, a atividade de locação de imóveis. Mas, ele ressalta que são casos específicos e isolados.
Portanto, a importância do documento fiscal é documentar um produto ou serviço que foi prestado bem como o pagamento de tributos a prefeituras, estados e união. Além disso, as notas fiscais representam a base de toda a contabilidade de uma empresa e garante credibilidade perante clientes e fornecedores.
O QUE É NF-e?

A Nota Fiscal Eletrônica, ou simplesmente NF-e, é um documento fiscal emitido e armazenado eletronicamente e existe apenas em suporte digital. Ela tem como objetivo documentar as operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços entre a oferta e a procura desses bens ou serviços.
Por ser uma um arquivo digital, a NF-e possibilita que as informações das operações das empresas fiquem disponíveis no site da Receita por até 180 dias, com a possibilidade de serem consultadas a qualquer momento pela internet com a utilização de uma chave de acesso, que é gerada com a emissão da nota.
Com a implementação gradual, iniciada em 2010, tornou-se obrigatória para a maioria das empresas a emissão da Nota Fiscal eletrônica (NF-e), que substitui as notas tipo 1 e 1-A.
QUAL A DIFERENÇA ENTRE NF-e, NFC-e e NFS-e?
As regras são diferentes para a empresa que faz venda de produtos e para aquela que faz venda de serviços.
Na venda de produtos, os tributos são estaduais (ICMS) e federais. Quando a venda é de uma empresa para outra, relação entre pessoas jurídicas, a emissão de NF-e é obrigatória. Quando a venda é feita para o consumidor, ela pode ser eletrônica (NFC-e) ou em papel.
Na venda de SERVIÇOS os tributos são municipais (ISS) e federais. A Nota Fiscal Eletrônica para Serviços tem a sigla: NFS-e e a sua emissão é obrigatória somente em alguns estados, por isso é recomendado consultar o seu contador.
QUAIS OS PRINCIPAIS TIPOS DE NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS?

Para cada tipo de transação existem documentos fiscais que atendem determinados segmentos, tais como:
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe).
Documento de existência apenas digital, é emitido e armazenado eletronicamente com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada por qualquer modal (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário). Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção e autorização de uso, pelo Fisco.
Todas as mercadorias enviadas através dos Correios e/ou transportadora para fora do estado devem ser acompanhadas obrigatoriamente da Nota Fiscal, seja a venda para pessoas físicas ou jurídicas. As mercadorias enviadas sem a Nota Fiscal poderão ser apreendidas pela fiscalização tributária federal e/ou estadual. Essa regra também se aplica aos Microempreendedores Individuais (MEIs)
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS‐e)
Relaciona-se a prestação de serviços. É um documento fiscal que foi criado para viabilizar a comunicação entre o prestador de serviços e a prefeitura do município. A NFS‐e foi elaborada entre a Receita Federal e a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf) para viabilizar a integração e a troca de informações entre contribuintes e municípios, reduzindo os custos para ambos, aumentando o controle de arrecadação do ISS e facilitando a fiscalização. Segundo o presidente da Sescon, cada município tem o seu formato e regras para a emissão da NFS-e.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e – Modelo– 55)
Relaciona-se as operações de produtos sujeitas a incidência de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). Ela documenta as operações comerciais entre pessoas jurídicas.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e – Modelo 65)
Segundo a Secretaria de Estado da Fazenda (SeFaz), órgão responsável pela receita e despesa do estado, a NFC-e é um documento eletrônico substituto as antigas Notas Fiscais de venda ao consumidor, modelo 2 e o cupom fiscal emitido por ECF.
É utilizada na venda direta de um produto para o consumidor final, pessoa física ou empresa não contribuinte, sendo presencial ou por meio de entrega dentro do estado. Este documento é emitido e armazenado eletronicamente. É a prova legal de que um consumidor comprou um determinado produto.
Essa regra se aplica a todos os estados da federação, com exceção de Santa Catarina. A implementação está em fase inicial e gradual nos estados, por isso é necessário consultar o cronograma de obrigatoriedade da Secretaria da Fazenda.
Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e – Modelo 59)
Serve para documentar uma operação de circulação de mercadorias em empresa do varejo. Substitui o Cupom Fiscal emitido por equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF). Em São Paulo, temos o uso do SAT CF-e (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos). O SAT CF-e poderá ser substituido pela NFC-e ou NF-e (de acordo com as regras de emissão).
SAT é um equipamento de baixo custo, com o intuito de gerar, autenticar com validade jurídica e transmitir, através da Internet, os CF-e-SAT emitidos pelos estabelecimentos comerciais. Em SP, ele substitui o ECF (Emissor de Cupom Fiscal)
CONHEÇA OS PASSOS PARA A SUA EMPRESA SE TORNAR EMISSORA DE NF-e
1° Adquira um Certificado Digital
2° Faça o credenciamento na Secretaria da Fazenda (SeFaz) do seu estado ou município, pois a empresa precisa estar cadastrada como emitente de Nota Fiscal eletrônica e com a inscrição estadual regularizada.
3° Instale um sistema de emissor de Nota Fiscal – através de um sistema de gestão (ERP) ou software de emissão
OBRIGAÇÕES FISCAIS
Independentemente do tipo de documento que você deva usar é importante lembrar que eles precisam obrigatoriamente ser armazenados. Wilson Gimenez Júnior, da Aescon-SP, esclarece: “As notas fiscais atualmente são eletrônicas, então o que o empreendedor vai armazenar é o arquivo digital que gerou aquela nota. Essa deverá ser guardada por cinco anos, além do ano corrente a sua emissão”.
A falta da emissão da Nota Fiscal eletrônica, no caso de uma empresa comercial ou industrial, tem penalidades previstas no artigo 527 do ICMS. “As multas são as mais variadas, vão desde 100% do valor da operação até a apreensão das mercadorias que estão sendo comercializadas e em circulação sem a respectiva Nota Fiscal.” Isso pode dificultar o funcionamento da empresa, uma vez que ela fica em situação irregular perante o fisco e, consequentemente, não consegue emitir novas notas fiscais. Ou seja, não pode fazer novas vendas.
 
REGRAS PARA O MEI (Microempreendedor Individual)
O Microempreendedor Individual (MEI) é obrigado a emitir a Nota Fiscal nas vendas e nas prestações de serviços realizadas para outras pessoas jurídicas (empresas) de qualquer porte. Ele fica dispensado apenas quando o cliente se tratar de uma pessoa física, a não ser que o consumidor exija a sua emissão.
O MEI não tem a obrigação de emitir a Nota Fiscal Eletrônica, mesmo se realizar vendas interestaduais, exceto se a entrega acontecer por meio de despacho via os correios.
Independentemente da dispensa de emissão de Nota Fiscal, o MEI deve sempre adquirir mercadorias ou serviços com documento fiscal.